Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

A.   Jenis – Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.

Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang terutama terselenggaranya sarana dan prasarana perkantoran yaitu sebagai berikut :

1.    Barang habis pakai / bekal kantor ( office supplies)

2.    Perabot kantor / office furniture

3.    Mesin – mesin kantor / office machine

4.    Hiasan kantor / interior kantor / office ornamen

5.    Peralatan / perlengkapan kantor berbentuk lembaran

6.    Peralatan / perlengkapan kantor berbentuk non lembaran

7.    Peralatan / perlengkapan kantor bentuk buku

8.    Mesin komunikasi kantor

9.    Barang tidak habis pakai

10.   Alat bantu praga

Penjelasan:

1. Barang habis pakai / bekal kantor ( office supplies)

Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang dipergunakan hanya satu atau beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh: kertas, tinta, pensil, pulpen, klip, dan lain-lain.

 

2. Perabot kantor / office furniture

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja resepsionis.

 

3. Mesin – mesin kantor / office machine

Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.

 

4. Hiasan kantor / interior kantor / office ornamen

Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dan lain – lain.

 

5. Peralatan atau perlengkapan kantor dalam berbentuk lembaran

Peralatan kantor berbentuk lembaran, contoh : berbagai jenis kertas, map, amplop dan lain – lain.

 

6. Peralatan atau perlengkapan kantor dalam bertuk non lembaran

Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dan lain – lain.

 

7. Peralatan atau perlengapan kantor dalam bentuk buku

v  Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor

v  Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

v Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.

v Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.

v Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)

v Peta kota-kota besar

v Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir

v Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan

v Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar

v Buku catatan keuangan

v Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)

 

8. Mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

9. Barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh: stapler, perforator, cutter dan gunting.

 

10. Alat bantu praga

Alat bantu praga ialah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar melalui alat-alat peraga tersebut.

·         Fungsi alat bantu praga :

-          Membantu penyaji mengarahkan isi penyajian

-          Menanamkan ide dengan lebih baik, kuat, dan lebih mendalam

-          Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan

-          Menimbulkan perhatian

-          Mendorong untuk berpikir dan bertindak

-          Menghemat waktu

·         Tujuan alat bantu praga :

-          Membantu penyempurnaan metode penyajian sehingga terjadi komunikasi yang efektif

-          Menarik perhatian dengan pemberian variasi penyajian

-          Memberikan kesan yang lama

-          Penghematan waktu